Công việc chính của một kế toán kho trong doanh nghiệp

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một phần tài sản lưu động quan trọng, chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản. Việc quản lý hàng tồn kho có tốt hay không sẽ quyết định đến tính hợp lý của giá thành cũng như tình hình kinh doanh tại doanh nghiệp.


Cần phải tách biệt công việc của kế toán kho và thủ kho; cũng như không thể kiêm nhiệm kế toán và thủ quỷ trong doanh nghiệp. Bởi sự kiêm nhiệm này sẽ khiến kế toán không kiểm soát được công viêc và thường gây nên mhững hậu quả nghiêm trọng.

I. Một số lưu ý với Kế toán kho (kế toán nguyên vật liệu, hàng hóa)

Kế toán kho phải nắm rõ quy trình quản lý kho để chủ động theo dõi, chủ động kiểm tra và xử lý các tình huống phát sinh. Kế toán kho phải mở sổ theo dõi chi tiết từng vật tư, hàng hóa tại riêng từng kho, ghi chép và lưu trữ chứng từ đúng quy định, quy tắc của kế toán, là người trực tiếp theo dõi định mức hàng tồn kho tại doanh nghiệp.Cuối tháng phải lập và chịu trách nhiệm bảng kê Nhập-Xuất-Tồn với cấp quản lý.

Nhập hàng: Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu về giá, số lượng, quy cách chuẩn loại hàng hóa (phiếu mua hàng, phiếu báo giá với phiếu giao hàng, hóa đơn của khách hàng) nếu khớp đúng thì mới lập phiếu nhập (đúng số lượng thực tế) để hoàn tất thủ tục nhập hàng.

Xuất hàng: Kiểm tra lệnh xuất hàng (người có thẩm quyền ký, phiếu báo giá …) của bộ phận yêu cầu xuất, đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa nếu hợp lệ và hàng có sẵn trong kho thì mới lập phiếu xuất.
II. Công việc cụ thể của 1 kế toán kho:

a. Thực hiện việc lập đầy đủ & kịp thời các chứng từ nhập, xuất vật tư, hàng hóa vv..khi có các nghiệp vụ phát sinh.
b. Theo dõi công nợ nhập xuất vật tư, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp về Phòng kế toán – Tài vụ.
c. Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
d. Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà SX, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụt vật tư, hàng hóa theo quy định. 
e. Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho khách hàng.
f. Theo dỏi chặt chẻ lượng nhập, xuất, tồn vật tư ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống SX, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dự trữ vật tư vv... đảm bảo quá trình SX-KD ko bị gián đoạn.
g. Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, cách sắp xếp, bảo quản hàng hoá vật tư trong kho một cách khoa học, theo đúng chế độ quản lý kho & an toàn PCCC.
h. Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền
i. Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất), đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất các biện pháp xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nộp về Phòng kế toán – Tài vụ.
k. Kế toán kho đòi hỏi phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tư là hóa chất dể cháy nổ, dể hư hỏng vv...